Het verlenen van een IVM is noodzakelijk aan de natuurlijke persoon die om beroepsredenen toegang moet hebben tot geclassificeerde gegevens (vanaf het niveau vertrouwelijk), d.w.z. gegevens waarvan het oneigenlijk gebruik één van de fundamentele belangen van België kan schaden, zoals beschreven in artikel 12 van de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie, de veiligheidsmachtigingen, de veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst.

• Meerderjarig zijn;
• In dienst zijn van een Belgisch rechtspersoon;
• De Belgische nationaliteit hebben; of
  • De nationaliteit hebben van een land waarmee België een overeenkomst heeft gesloten inzake de bescherming van geclassificeerde gegevens; of
  • De nationaliteit hebben van een land van de Europees Economische Ruimte (EER); of
  • De nationaliteit hebben van de Zwitserse Bondsstaat;

En dit, voor zover de bevoegde Belgische inlichtingen- en veiligheidsdienst een veiligheidsonderzoek kan uitvoeren conform de voorwaarden voorzien door de wet, het koninklijk besluit en de richtlijnen van de Nationale Veiligheidsraad.

• Een ‘noodzaak tot kennisname’ hebben in de context van uw functie of opdracht; en
• De verplichting respecteren van geheimhouding, loyauteit en integriteit.

• Elke aanvraag moet worden ingediend via de veiligheidsofficier van de werkgever. De veiligheidsofficier is het enige aanspreekpunt tussen de NVO en de werkgever.
• De veiligheidsofficier dient de aanvraag in te dienen via het Habil+ platform.

Vrijstelling

De wet voorziet een expliciete vrijstelling van veiligheidsmachtiging voor ‘gerechtelijke overheden’ en de leden van het Beroepsorgaan. Zij hoeven dus geen veiligheidsmachtiging aan te vragen.

De vrijstelling voor ‘gerechtelijke overheden’ geldt voor elke persoon die een jurisdictionele bevoegdheid uitoefent en die een noodzaak tot kennisname heeft van de geclassificeerde informatie voor de uitoefening van zijn jurisdictionele functie of opdracht. Niet alle magistraten vallen dus automatisch onder de vrijstelling.

• Kunnen onder de vrijstelling vallen:
  magistraten van hoven en rechtbanken, raadgevers en auditeurs van de Raad van State, rechters van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, indien zij een noodzaak tot kennisname hebben voor de uitoefening van hun jurisdictionele functie of opdracht.
• Vallen niet onder de vrijstelling:
  griffiers of administratief personeel van hoven en rechtbanken of administratieve rechtscolleges, politieagenten die klachten behandelen, de voorzitter van het Comité I of een rechter gedetacheerd naar een ministerieel kabinet.

In geval van twijfel of een persoon onder de vrijstelling valt, kan een veiligheidsmachtiging worden aangevraagd via de normale procedure.

Vanaf het moment dat de veiligheidsofficier het verzoek heeft doorgestuurd naar de NVO en dat de NVO het verzoek ontvankelijk heeft verklaard, moet de beslissing aan hem of haar worden meegedeeld binnen een termijn van:

• 5 maanden voor het niveau “VERTROUWELIJK”;
• 6 maanden voor het niveau “GEHEIM”; en
• 9 maanden voor het niveau “ZEER GEHEIM”.

Deze termijn kan met 3 maanden worden verlengd indien het dossier overleg met één of meerdere buitenlandse partners vereist, waardoor dit de maximumtermijn brengt op:

• 8 maanden voor het niveau “VERTROUWELIJK”;
• 9 maanden voor het niveau “GEHEIM”; en
• 12 maanden voor het niveau “ZEER GEHEIM”.

Retributies

De betaling van de factuur van een aanvraag voor een IVM is een voorwaarde voor de voortzetting van de procedure.  Het bedrag (op 1 januari 2024) varieert afhankelijk van de omvang van het veiligheidsonderzoek:

• 200,- € voor een IVM niveau “VERTROUWELIJK”;
• 250,- € voor een IVM niveau “GEHEIM”; en
• 300,- € voor een IVM niveau “ZEER GEHEIM”.

De retributies worden jaarlijks op 1 januari aangepast aan de evolutie van de gezondheidsindex van de maand september van het voorgaande jaar. De referentie-index is die van september 2023.

Mogelijke resultaten

Afhankelijk van  het resultaat van het onderzoek kan degene voor wie een IVM is ingediend, het volgende verwachten:

• Toekenning voor een periode van maximaal 5 jaar;
• Toekenning voor een periode van maximaal 5 jaar met een waarschuwing;
• Een beperking van de geldigheidsduur , het bereik, op geografisch vlak of tot de materie waartoe toegang wordt gevraagd; ou
• Een weigering

Indien de betrokkene het niet eens is met de beslissing tot weigering, kan hij (zij) daartegen beroep indienen via aangetekende brief aan de griffie van het Beroepsorgaan inzake veiligheidsmachtigingen en veiligheidsadviezen, Leuvensestraat 48/5, 1000 Brussel, tel. 02/286.29.11 binnen de dertig dagen nadat hij (zij) er kennis van heeft genomen. Dit verzoek moet het volgende bevatten:

1. De naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, evenals de woonplaats van de verzoekende partij;
2. Een afschrift van de bestreden beslissing;
3. Een beschrijving van de omstandigheden van het geval en de aangevoerde redenen;
4. Elk ander nuttig document; en
5. Een inventaris van de ter ondersteuning aangevoerde stukken van het ingestelde beroep.

Elk verzoek moet vergezeld gaan van de bovengenoemde documenten, in twee exemplaren, gewaarmerkt door de ondertekenaar van het verzoek. Als de persoon van mening is dat zijn of haar privacyrechten niet zijn gerespecteerd, kan hij of zij een klacht indienen (verzoek tot correctie, wijziging of verificatie) bij het Comité I.