Doel van een firmaveiligheidsmachtiging

Wanneer een Belgische firma wenst mee te dingen naar geclassificeerde contracten of in staat moet zijn geclassificeerde informatie te behandelen in het kader van een specifiek contract, dient de kandidaat-veiligheidsofficier een aanvraag tot een firmaveiligheidsmachtiging in te dienen bij de Nationale Veiligheidsoverheid (NVO). 

In het kader van die aanvraag dienen de kandidaat-veiligheidsofficier en de leden van de raad van bestuur een individuele veiligheidsmachtiging aan te vragen.

Verplichte criteria om aanspraak te maken op de aflevering van een firmaveiligheidsmachtiging

De NVO is uitsluitend bevoegd om aanvragen te behandelen van firma’s waarvan de maatschappelijke zetel in België gevestigd is en die dusdanig als aparte entiteit zijn geregistreerd in de Belgische Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Een aanvraag voor een veiligheidsmachtiging voor een firma die in de KBO is geregistreerd als buitenlandse entiteit, kan dus niet door de NVO worden behandeld. De betrokken buitenlandse rechtspersoon dient de Veiligheidsoverheid van dat land te contacteren.

Daarnaast dient de firma in de aanvraag steeds aan te geven waarom men toegang tot geclassificeerde informatie moet hebben. Er dient aldus bewijs te worden aangeleverd dat de firma deelneemt aan een concreet project waarvoor de aanbestedende overheid een firmaveiligheidsmachtiging oplegt aan de deelnemers. In het jargon heet dit bewijsstuk of de rechtvaardiging voor de veiligheidsmachtiging de “noodzaak tot kennisname”.

De firmaveiligheidsmachtiging wordt enkel toegekend aan een rechtspersoon, voor dewelke het veiligheidsonderzoek, uitgevoerd door de bevoegde inlichtingendienst (VSSE of ADIV), aantoont dat er voldoende garanties worden geboden inzake de geheimhouding, loyauteit en integriteit van zijn bestuursorganen en personeelsleden.

Veiligheidsofficier

Elke firma die toegang moet hebben tot geclassificeerde informatie en aldus een firmaveiligheidsmachtiging aanvraagt of reeds bezit, dient een veiligheidsofficier aan te stellen.

In de uitoefening van zijn functie wordt de veiligheidsofficier onder toezicht geplaatst van de NVO en vervult deze de rol van contactpersoon tussen de firma en de NVO. De veiligheidsofficier heeft twee hoofdtaken:

• het beheer van de firmaveiligheidsmachtiging en de veiligheidsmachtigingen van de personeelsleden;
• toezien op de toepassing en naleving van de veiligheidsregels betreffende geclassificeerde informatie binnen de firma.

 Retributies

Voor de aanvraag van een firmaveiligheidsmachtiging is een retributie verschuldigd: 

• 1.500,- € voor een veiligheidsmachtiging van het niveau “VERTROUWELIJK”; 
• 2.000,- € voor een veiligheidsmachtiging van het niveau “GEHEIM”; en
• 2.500,- € voor een veiligheidsmachtiging van het niveau “ZEER GEHEIM”. 

De retributies worden jaarlijks op 1 januari aangepast aan de evolutie van de gezondheidsindex van de maand september van het voorgaande jaar. De referentie-index is die van september 2023. 

Registratie van de firma en procedure  

Het is aan de (kandidaat-)veiligheidsofficier om de firma te registreren in Habil+. De (kandidaat-)veiligheidsofficier moet over de Belgische nationaliteit beschikken , in België gedomicilieerd zijn en er werkelijk verblijven. Indien de (kandidaat-)veiligheidsofficier geen bestuurder is, dient er een bestuurder te worden aangeduid die de aanvraag ondertekent en mee opvolgt.

De procedure om een firmaveiligheidsmachtiging aan te vragen gebeurt in twee fases, voorafgaand aan de facturatie. Pas nadat de gehele aanvraag ontvankelijk werd verklaard, ontvangt de (kandidaat-)veiligheidsofficier de factuur én pas na de correcte betaling ervan, kan het veiligheidsonderzoek door de inlichtingendiensten aanvatten.

Een veiligheidsonderzoek kan tot 5 of 6 maanden duren, afhankelijk van het aangevraagde niveau, respectievelijk “VERTROUWELIJK” of “GEHEIM”. Indien een buitenlandse Veiligheidsoverheid dient te worden gecontacteerd, kan de termijn worden verlengd met 3 maanden.

Resultaat en beroep

Pas nadat de NVO álle onderzoeksresultaten heeft ontvangen, kan zij een beslissing nemen over de toekenning of eventuele weigering van de firmaveiligheidsmachtiging.

Een toegekende veiligheidsmachtiging is in principe vijf jaar geldig, maar de NVO kan beslissen de duur en/of het bereik ervan te beperken.

Het Beroepsorgaan inzake veiligheidsmachtigingen, en -adviezen is het administratief rechtsorgaan bij dewelke de veiligheidsofficier in beroep kan gaan indien de firmaveiligheidsmachtiging niet wordt toegekend.