De sectie Fysieke Installaties heeft daarbij de volgende taken: 

• Het adviseren van zij die verantwoordelijk zijn voor een fysieke installatie (veiligheidsofficieren of contactpersonen voor de veiligheid) omtrent de bouwkundige, elektronische en organisatorische beveiliging van hun fysieke installatie(s); 
• Het uitvoeren van terreinonderzoeken  voor alle fysieke installaties waar geclassificeerde informatie van minstens het niveau "VERTROUWELIJK" wordt of zal worden aangewend; 
• Het goedkeuren of intrekken van de goedkeuring van fysieke installaties waar geclassificeerde informatie van het niveau "VERTROUWELIJK" of hoger wordt of mogelijk zal worden aangewend; 
• Het geven van veiligheidsbriefings aan de gebruikers van fysieke installaties; 
• Het vormgeven aan de nationale regelgeving omtrent de fysieke bescherming van geclassificeerde informatie; en
• Het samenwerken met nationale, internationale en supranationale partners omtrent de fysieke bescherming van geclassificeerde informatie. 

Een fysieke installatie kan bestaan uit twee soorten fysiek beschermde zones: administratieve zones en beveiligde zones. Een synoniem voor beveiligde zone is ‘veiligheidsinstallatie’. 

Administratieve zone

Een administratieve zone is een duidelijk omschreven en afgescheiden zone die volledig onder controle staat van de bevoegde veiligheidsofficier of contactpersoon voor de veiligheid, waar elke toegang kan worden gecontroleerd en waar elke bezoeker te allen tijde wordt begeleid.

Enkel personen die voor het vervullen van een bepaalde rol of taak specifiek worden geautoriseerd door het hoofd van de entiteit of zijn plaatsvervanger voor toegang tot de administratieve zone, mogen deze zone betreden zonder begeleiding. Alle andere personen waaraan toegang tot de administratieve zone wordt verleend door het hoofd van de entiteit of zijn plaatsvervanger, dienen binnen deze zone te allen tijde begeleid te worden door een gemachtigd persoon.

Beveiligde zone

Een beveiligde zone of veiligheidsinstallatie is een zone waarbinnen, afhankelijk van het niveau van de goedkeuring door de NVO, geclassificeerde informatie vanaf het niveau "VERTROUWELIJK" mag worden aangewend. Een beveiligde zone dient zich steeds te bevinden binnen een administratieve zone en dient onder volledige controle van de bevoegde veiligheidsofficier te staan. Enkel personen die beschikken over een individuele veiligheidsmachtiging op het vereiste niveau en die specifiek geautoriseerd zijn door het hoofd van de entiteit of zijn plaatsvervanger op basis van hun noodzaak tot kennisname of met het oog op het vervullen van een specifieke rol of taak, hebben toegang tot deze zone zonder begeleiding van een gemachtigd persoon.

Beveiligde zones zijn onderworpen aan strikte beveiligingsnormen en de fysieke installaties waarvan één of meer beveiligde zones deel uitmaken, dienen goedgekeurd te worden door de NVO, alvorens ze gebruikt mogen worden voor de aanwending van geclassificeerde informatie.

De NVO oefent de bevoegdheid uit om de goedkeuring van een fysieke installatie af te leveren, te wijzigen, te schorsen en in te trekken na het uitvoeren van een terreinonderzoek. Om de goedkeuring van een fysieke installatie te bekomen, dient deze rekening houdend met de omgeving, voldoende garanties te bieden om ongeoorloofde toegang tot geclassificeerde informatie te voorkomen, te detecteren en te vertragen.

Goedkeuringen van fysieke installaties kunnen worden gewijzigd, geschorst of ingetrokken indien de regels met betrekking tot de bescherming van geclassificeerde informatie niet worden nageleefd of indien de voorwaarden voor de goedkeuring van de fysieke installatie niet langer vervuld zijn.

Retributies

De bedragen van de retributies voor de goedkeuringen van fysieke installaties zijn als volgt vastgelegd 500,- €.

De retributies worden jaarlijks op 1 januari aangepast aan de evolutie van de gezondheidsindex van de maand september van het voorgaande jaar. De referentie-index is die van september 2023. 

Wanneer de veiligheidsofficier van oordeel is dat de fysieke installatie voldoet aan de eisen om te worden goedgekeurd, vraagt hij bij de NVO de goedkeuring aan. De goedkeuring van een fysieke installatie dient te worden aangevraagd via het online platform (Habil+).

Daarna verifieert de NVO op basis van de conformiteitsverklaring van de aanvrager en de motivatie van de aanbestedende overheid of de aanvraag ontvankelijk is. Wanneer de aanvraag ontvankelijk blijkt, zal de NVO een inspectie uitvoeren, waarbij de fysieke installatie wordt geïnspecteerd, alsook de procedures en documentatie die er verband mee houden en die integraal deel dienen uit te maken van het veiligheidsdossier.

Enkele elementen die door de NVO worden geïnspecteerd bij een terreinonderzoek zijn:

• De administratieve zones, de beveiligde zones en hun  bouwkundige, elektronische en organisatorische beschermingsmaatregelen ;
• Het veiligheidsdossier;
  • De veiligheidscertificaten van de bouwkundige en elektronische beveiligingselementen;
  • De eigenaarscertificaten van de veiligheidscilinders en de bijhorende sleutels;
  • De veiligheidsprocedures betreffende de administratieve en beveiligde zones;
  • De procedures omtrent het beheer van bezoekers, het badgebeheer etc; en
  • De technische plannen betreffende de administratieve en beveiligde zones.

De NVO stelt steeds een rapport op van het terreinonderzoek (de inspectie of de controle). In dit rapport wordt de bestaande situatie beschreven, alsook eventuele aanbevelingen en vereisten waar nog gevolg aan moet worden gegeven alvorens de fysieke installatie kan worden goedgekeurd op het vereiste niveau .

Bij goedkeuring van een fysieke installatie zal de veiligheidsofficier via Habil+ een goedkeuringscertificaat ontvangen. Dit goedkeuringscertificaat heeft een maximale geldigheidsduur van 5 jaar en is enkel geldig in combinatie met de geldige veiligheidsmachtiging van de rechtspersoon.

Elke wijziging aan de fysieke installatie dient onverwijld aan de NVO te worden meegedeeld door de veiligheidsofficier.

Naast het aanvragen van een goedkeuring van een fysieke installatie kan een veiligheidsofficier of de contactpersoon voor de veiligheid de sectie Fysieke Installaties van de NVO vragen om een raadgevend bezoek.